Ben jij een juridisch talent en heb je een hart voor onderwijs?
Het Instituut Psychologie van de Universiteit Leiden zoekt een pro-actieve, scherpe én betrokken ambtelijk secretaris voor de Examencommissie. Iemand die houdt van structuur, het toetsen van verzoeken aan wet- en regelgeving, en die zorgt voor een zorgvuldige voorbereiding én afhandeling van vergaderingen en besluiten. Herken jij jezelf hierin? Dan willen wij jou graag in ons team!
- Voorbereiden en notuleren van de tweewekelijkse vergaderingen van de examencommissie.
- Alle informatie verzamelen die nodig is voor de beslissingen van de examencommissie en deze aanleveren aan de secretarissen en leden.
- Controleren of de verklaringen van de studentendecaan kloppen, bijvoorbeeld als een student een functiebeperking heeft.
- Beoordelen van verzoeken van studenten die later willen afstuderen dan gepland.
- Het schrijven van besluiten.
- Assisteren bij beroepsprocedures door alle relevante informatie te verzamelen, gesprekken te plannen en brieven te schrijven.
- Mandaatbesluiten opstellen.
- Samenwerken met verschillende afdelingen binnen de universiteit om ervoor te zorgen dat besluiten goed worden uitgevoerd.
- Overzicht houden van lopende zaken en ervoor zorgen dat alles binnen de wettelijke termijnen gebeurt.
- Inkomende post en e-mails van studenten registreren en archiveren.
- Een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van het ambtelijk secretariaat binnen de organisatie.
Het Instituut Psychologie heeft ongeveer 500 medewerkers die zich bezighouden met onderzoek en onderwijs, en 3.000 studenten. Daarmee is het één van de grotere instituten binnen de Universiteit Leiden. Samen met je collega-ambtelijk secretarissen werk je in het Instituutsbureau. Het bureau heeft als missie om het bestuur, de medewerkers en studenten van het Instituut Psychologie optimaal te adviseren en te ondersteunen. Er werken zo'n 35 mensen op verschillende gebieden zoals studieadvies, marketing & communicatie, onderwijs- & studentenzaken, onderwijs- & onderzoeksbeleid en bestuursondersteuning.
De examencommissie zorgt ervoor dat de Onderwijs- en Examenregeling van de opleiding Psychologie wordt nageleefd. Ze zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de organisatie van tentamens en examens. Ook checkt ze of studenten de benodigde kennis en vaardigheden hebben om hun diploma te halen.
Vanwege de toename van de werkzaamheden van de examencommissie is het Instituut Psychologie op zoek naar een nieuwe ambtelijk secretaris.
Je hebt kennis en toewijding en je vindt het leuk om processen waarbij de examencommissie betrokken is te verbeteren. Het instituut is constant in beweging, met enthousiaste en betrokken collega's in een academische omgeving.
Dit is een dynamische functie waarin je met twee collega-ambtelijk secretarissen zult samenwerken, waarbij je elkaar ondersteunt. Door de veelzijdigheid van de functie kun je je volop blijven ontwikkelen binnen het onderwijsrecht, een levendig rechtsgebied waar je met verschillende belangen te maken hebt. Naarmate je meer ervaring hebt of opdoet, kun je steeds meer taken zelfstandig uitvoeren.
Dit breng je mee- Je hebt minimaal een hbo-diploma in een juridische richting of een WO-bachelor in Rechtsgeleerdheid.
- Je kent de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) of je bent bereid om deze te leren.
- Je kunt goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels.
- Je kunt snel schakelen tussen verschillende mensen en onderwerpen.
- Je blijft scherp en presteert goed onder druk.
- Je hebt sterke analytische vaardigheden.
- Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.
Daarnaast bieden we je:
-
Een gezellige en hechte werkomgeving met fijne collega's.
- De kans om te werken bij een instituut dat helpt bij het oplossen van grote en kleine sociale vraagstukken en dat zich inzet voor een duurzame samenleving, met psychologie als brede basis.
- Mogelijkheden om je juridische vaardigheden te ontwikkelen en ervaring op te doen in onderwijsrecht en bestuursrecht.
- De functie is ingeschaald in schaal 9 CAO Nederlandse Universiteiten. Het betreft – in beginsel – een jaarcontract met zicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd.
-
Een salaris tussen €3708 - €5057,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 09);
- Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
- Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om je arbeidsvoorwaarden aan te passen aan je persoonlijke situatie (hier vind je meer info).
- Een fijne werkomgeving waar je veel collega's van het Instituutsbureau tegenkomt, met werkplekken die zijn ontworpen voor verschillende activiteiten. Je kunt ook een paar dagen per week thuiswerken, hiervoor biedt de universiteit de faciliteiten en vergoedingen.
- Mogelijkheid om dichtbij je werk te parkeren tegen een kleine vergoeding.
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.
Solliciteren of meer weten? Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Harm Derks, hoofd Instituutsbureau, h.t.j.p.derks@fsw.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 24 augustus 2026. Sollicitaties nemen wij direct in behandeling. Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden- Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
- Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid